Für unser wachsendes Unternehmen suchen wir eine kaufmännische Assistenz auf Minijob-Basis.

Deine Aufgaben

Du unterstützt uns im Tagesgeschäft unserer Hausverwaltung.

Kommunikation und Organisation

• Du beantwortest Anfragen von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern am Telefon und per E-Mail.
• Du erstellst Schreiben an Mieter, Eigentümer, Dienstleister, Versorger und Kommunen.
• Du bearbeitest den überwiegend digitalen Posteingang und stellst Dokumente im Kundenportal bereit.
• Bei Bedarf scannst du vorhandene Verwaltungsunterlagen und legst sie digital ab.
• Du pflegst Stammdaten bei Eigentümer- und Mieterwechseln.

Schäden und Instandhaltung

• Du nimmst Schadensmeldungen auf, holst nach Absprache Angebote ein und beauftragst nach Freigabe die passenden Unternehmen.
• Du koordinierst Termine und verfolgst die dir zugeordneten Vorgänge bis zur Erledigung.

• Du unterstützt bei der Überwachung von Wartungs- und Prüffristen, beispielsweise für Rauchmelder oder Aufzüge.

Termine vor Ort

• Du nimmst Termine mit Handwerkern an unseren Objekten wahr.
• In Vertretungsfällen übernimmst du Wohnungsbesichtigungen, Wohnungsabnahmen und -übergaben.
• Du liest Zählerstände an unseren Objekten ab.

Das bringst du mit

• Eine immobilienwirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Idealerweise erste Erfahrung in der Wohnungs- oder Immobilienwirtschaft – auch Quereinsteiger sind willkommen
• Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 in Wort und Schrift
• Einen sicheren Umgang mit dem Computer und die Bereitschaft, dich in unsere Branchensoftware, digitale Ablage und Online-Zusammenarbeit einzuarbeiten
• Führerschein Klasse B und einen eigenen Pkw
• Eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon und vor Ort

Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Das bieten wir dir

• Homeoffice: Deine Büroarbeit erledigst du vollständig von zu Hause. Für Außentermine bist du in Essen und Umgebung unterwegs.
• Gemeinsam abgestimmte Arbeitszeiten: Deine Arbeit verteilen wir auf mindestens drei Tage pro Woche. Gemeinsam vereinbaren wir regelmäßige Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten, die zu dir und unseren Abläufen passen.
• Persönliche Einarbeitung: Die Geschäftsführung arbeitet dich ein und bleibt deine direkte Ansprechpartnerin.
• Eigene Aufgabenbereiche und kurze Entscheidungswege: Du gestaltest den Aufbau unseres wachsenden Unternehmens mit.
• Digitale Ausstattung: Laptop und Diensthandy stellen wir dir zur Verfügung. Wir arbeiten mit Immoware24, Google Workspace und einem Kundenportal.
• Austausch im Team: In regelmäßigen Teamtreffen stimmen wir uns ab und sehen uns persönlich.
• Weiterentwicklung: Wir unterstützen dich bei Weiterbildungen in der Immobilienwirtschaft. Bei weiterem Unternehmenswachstum und entsprechender fachlicher Weiterentwicklung ist eine Aufstockung der Stunden nach gemeinsamer Absprache möglich.