Mit der Einladung zur Eigentümerversammlung erfahren Wohnungseigentümer, wann und wo die Gemeinschaft zusammenkommt und worüber sie entscheiden soll. Die Einladung gibt Ihnen Zeit, Unterlagen zu lesen, Fragen vorzubereiten und bei Bedarf eine Vertretung zu organisieren.
Besonders wichtig sind die Einladungsfrist, eine aussagekräftige Tagesordnung und die Regeln für Vollmachten. Wer dabei etwas vermisst oder einen Fehler bemerkt, sollte die WEG-Verwaltung frühzeitig darauf hinweisen.
Welche Einladungsfrist gilt für die Eigentümerversammlung?
Die Einladungsfrist soll nach § 24 Absatz 4 WEG grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen. Maßgeblich ist der Zugang der Einladung, nicht allein der Tag, an dem sie versendet wird. Prüfen Sie auch Ihre Gemeinschaftsordnung. Dort kann eine abweichende Einladungsfrist geregelt sein.
Nur bei besonderer Dringlichkeit kommt nach dem Gesetz eine kürzere Frist in Betracht. Dass ein Thema schon lange liegen geblieben ist oder ein Termin organisatorisch besser passt, macht es nicht automatisch zu einem dringenden Ausnahmefall.
Darf die Einladung per E-Mail oder über ein Eigentümerportal kommen?
Die Einladung muss in Textform erfolgen. Sie kann beispielsweise per Brief oder E-Mail übermittelt werden. Auch ein Eigentümerportal kann für die digitale Übermittlung genutzt werden. Beachten Sie dazu die Hinweise Ihrer WEG-Verwaltung.
Halten Sie Ihre Kontaktdaten bei der WEG-Verwaltung aktuell.
Was muss in der Einladung stehen?
Die Einladung muss die Gemeinschaft, den Termin, die Uhrzeit und den Versammlungsort eindeutig erkennen lassen. Die Tagesordnung muss so konkret sein, dass Eigentümer verstehen können, welche Entscheidungen anstehen. Bei zugelassener digitaler Teilnahme gehören auch verständliche Hinweise zum Zugang und zur Teilnahme dazu.
Nicht alle Angebote und Unterlagen müssen der Einladung bereits beiliegen. Sie können auch nachgereicht werden. Dabei muss ausreichend Zeit bleiben, die für die Entscheidung wichtigen Informationen zu prüfen. Ein bloßer Oberbegriff in der Tagesordnung ersetzt keine erkennbare Beschreibung einer geplanten Entscheidung.
Online-Teilnahme und virtuelle Eigentümerversammlung unterscheiden
Bei einer hybriden Versammlung findet ein Treffen vor Ort statt, zu dem sich Eigentümer auf Grundlage eines entsprechenden Beschlusses digital zuschalten können. Daraus folgt kein allgemeiner Anspruch, sich zu jeder Präsenzversammlung per Video hinzuzuschalten.
Für eine vollständig virtuelle Versammlung sieht das Gesetz einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen vor. Die Erlaubnis gilt für höchstens drei Jahre. Teilnahme und Ausübung der Eigentümerrechte müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
Wird die vollständig virtuelle Versammlung vor dem 1. Januar 2028 beschlossen, können die Eigentümer durch einstimmigen Beschluss auf die während der Übergangszeit zusätzlich vorgeschriebene jährliche Präsenzversammlung verzichten. Ohne diesen Verzicht muss bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden.
Tagesordnung und Sonstiges: Worüber darf beschlossen werden?
Ein Beschlussgegenstand muss bereits mit der Einladung ausreichend angekündigt werden. Eigentümer sollen entscheiden können, ob sie teilnehmen, sich vertreten lassen oder weitere Informationen benötigen. Nicht jeder Beschlusstext muss vorher wortwörtlich feststehen. Das Thema und die Tragweite der beabsichtigten Entscheidung müssen aber erkennbar sein.
Viele Tagesordnungen enthalten außerdem den Punkt Sonstiges. Er bietet Raum für Fragen, Hinweise und den allgemeinen Austausch. Neue Sachentscheidungen, die mit der Einladung nicht angekündigt wurden, gehören dort nicht hinein.
Beispiel: Eine neue Gestaltung des Vorgartens
Unter Sonstiges berichtet ein Eigentümer, dass die Bepflanzung unansehnlich geworden ist. Darüber kann gesprochen werden. Eine überraschende Entscheidung über eine größere kostenpflichtige Neugestaltung gehört jedoch auf einen konkret angekündigten Tagesordnungspunkt, damit alle Eigentümer sich darauf vorbereiten können.
Reichen Sie eigene Beschlussanträge frühzeitig bei der WEG-Verwaltung ein und warten Sie damit bitte nicht erst auf den Erhalt der Einladung. So kann Ihr Anliegen bei der Vorbereitung der Tagesordnung berücksichtigt werden. Beschreiben Sie konkret, was entschieden werden soll, und fügen Sie vorhandene Unterlagen bei. Nach dem Versand der Einladung lässt sich ein zusätzlicher Beschlusspunkt nicht beliebig ergänzen, weil auch dafür die Einladungsfrist zu beachten ist.
Vollmacht: Was tun, wenn Sie nicht teilnehmen können?
Sie können grundsätzlich eine andere Person bevollmächtigen. Die Teilungserklärung beziehungsweise Gemeinschaftsordnung kann den zulässigen Vertreterkreis beschränken, beispielsweise auf andere Eigentümer, bestimmte Angehörige oder die WEG-Verwaltung. Prüfen Sie deshalb vorher, wer Sie vertreten darf.
Der Einladung liegt in der Regel ein Vollmachtsformular bei.
Eine Begleitperson oder ein Gast ist etwas anderes als eine bevollmächtigte Vertretung. Die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Über die Zulassung gewöhnlicher Gäste ist vor Beginn der Beratung unter Beachtung der Gemeinschaftsordnung zu entscheiden. Wenn Sie eine Begleitperson mitbringen möchten, informieren Sie die WEG-Verwaltung bitte vorab, damit die Frage der Teilnahme rechtzeitig geklärt werden kann.
Wer erhält nach einem Wohnungsverkauf die Einladung?
Beim gewöhnlichen Weiterverkauf einer bestehenden Eigentumswohnung wird der Käufer erst mit seiner Eintragung als Eigentümer im Grundbuch Mitglied der Gemeinschaft. Bis dahin erhält grundsätzlich weiterhin der Verkäufer die Einladung und darf abstimmen. Ein unterschriebener Kaufvertrag oder die Schlüsselübergabe ändern dies nicht.
Der Käufer kann vor seiner Eintragung gegebenenfalls mit Vollmacht des Verkäufers teilnehmen. Auch dafür müssen die Vertretungsregeln der Gemeinschaft eingehalten werden. Der Käufer hat in dieser Zeit kein eigenes Stimmrecht.
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Können Eigentümer eine Eigentümerversammlung verlangen?
Die WEG-Verwaltung beruft mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung ein. Sie kann auch aus aktuellem Anlass eine zusätzliche Versammlung einberufen, etwa wenn bei größeren Schäden am Dach des Gebäudes zeitnah über die Reparatur und deren Finanzierung entschieden werden muss. Außerdem muss sie eine Versammlung einberufen, wenn dies mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Maßgeblich ist hier die Zahl der Eigentümer, nicht die Summe ihrer Miteigentumsanteile. Bei acht einzelnen Eigentümern reichen daher zwei nicht aus, erforderlich sind mindestens drei.
Auch die Gemeinschaftsordnung kann festlegen, wann eine Versammlung einberufen werden muss. Fehlt eine WEG-Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, dürfen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen. Ein einzelner Eigentümer darf nicht allein aufgrund seines Wunsches nach einer Versammlung selbst einladen.
Was gilt bei einer fehlerhaften oder fehlenden Einladung?
Ein Fehler in der Einladung macht die später gefassten Beschlüsse nicht automatisch unwirksam. Melden Sie eine fehlende Einladung oder Unklarheiten möglichst vor der Versammlung bei der WEG-Verwaltung, damit diese rechtzeitig geklärt werden können.
Häufige Fragen
Die Einladung soll grundsätzlich mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung zugehen. Der Versandtag allein reicht für die Frist nicht aus. Bei besonderer Dringlichkeit kann die gesetzliche Frist verkürzt werden. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Gemeinschaftsordnung eine abweichende Frist regelt.
Grundsätzlich ja. Prüfen Sie vorher, wen die Teilungserklärung beziehungsweise Gemeinschaftsordnung als Vertreter zulässt. Der Einladung liegt in der Regel ein Vollmachtsformular bei.
Unter Sonstiges können Eigentümer Fragen stellen und Anliegen besprechen. Für Entscheidungen etwa über eine größere kostenpflichtige Neugestaltung reicht dieser allgemeine Tagesordnungspunkt nicht aus. Eine solche Entscheidung muss vorher konkret angekündigt werden.
Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer kann eine zusätzliche Eigentümerversammlung verlangen. Bei acht einzelnen Eigentümern müssen sich dafür mindestens drei zusammenschließen. Sie müssen der WEG-Verwaltung in Textform mitteilen, worum es in der Versammlung gehen soll und warum sie diese verlangen.
Die Einladung informiert Sie darüber, welche Teilnahmeform für Ihre Eigentümerversammlung vorgesehen ist. Ist eine Online-Teilnahme möglich, enthält sie die entsprechenden Zugangshinweise. Grundlage dafür ist ein Beschluss der Gemeinschaft, der die digitale Teilnahme ermöglicht.