Ein WEG Umlaufbeschluss ermöglicht es der Gemeinschaft, Entscheidungen zu treffen, ohne dass eine Präsenz- oder Online-Versammlung stattfinden muss. Die Stimmen werden in Textform eingeholt – zum Beispiel per E-Mail, Portal oder Messenger –, und nur ausdrücklich abgegebene Zustimmungen zählen. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Das Verfahren ist damit besonders geeignet, wenn Themen zeitnah geklärt oder Beschlüsse nach einer Eigentümerversammlung ergänzt werden sollen.
Kurz erklärt – Der WEG-Umlaufbeschluss
Beim WEG Umlaufbeschluss steht die schnelle, formgerechte Einholung der Eigentümerstimmen im Mittelpunkt. Im Regelfall ist die Zustimmung aller Wohnungseigentümer erforderlich (allstimmiger Umlaufbeschluss). In bestimmten, zuvor festgelegten Einzelfällen kann die Gemeinschaft aber auch ein vereinfachtes Umlaufbeschlussverfahren mit Mehrheitsentscheidung nutzen. In beiden Varianten kommt es auf einen klaren Beschlusstext, eine nachvollziehbare Frist und eine saubere Dokumentation an.
Rechtlicher Rahmen in der Praxis
Umlaufbeschlüsse werden wirksam, wenn alle formgerechten Zustimmungen vorliegen und das Ergebnis den Eigentümern bekanntgegeben wurde. Erst mit dieser Mitteilung beginnt die Anfechtungsfrist zu laufen. Jeder gefasste Beschluss muss anschließend in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. In der täglichen Verwaltungspraxis hat es sich bewährt, die Beteiligten frühzeitig über Ziel, Wortlaut und Fristen zu informieren und alle Rückmeldungen zentral – etwa über ein Verwaltungsportal – zu sammeln.
Wann ist ein WEG Umlaufbeschluss sinnvoll?
In vielen Gemeinschaften dient der Umlaufbeschluss als Brücke zwischen zwei Versammlungen. Typisch sind eilige Instandsetzungen, wenn ein Angebot vorliegt und aus Haftungs- oder Kostengründen keine lange Verzögerung erlaubt ist. Ebenso bewährt ist das Verfahren als „Nachlauf“ zu einer Eigentümerversammlung: Wenn im Termin noch Unterlagen fehlten oder Angebote nachzureichen waren, lässt sich der finale Beschluss später im Umlauf herbeiführen. Für kleinere, unstreitige Maßnahmen – etwa die Beauftragung wiederkehrender Dienstleistungen – kann der Umlaufbeschluss ebenfalls Zeit und Aufwand sparen.
Voraussetzungen und Rollen
Abgestimmt wird über Angelegenheiten der Gemeinschaft beziehungsweise des Gemeinschaftseigentums. Die Initiative geht meist vom Verwalter aus; auch der Beirat oder Eigentümer können die Einleitung anregen. Eine starre gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich ist eine angemessene Frist von rund drei Wochen, damit alle Eigentümer Gelegenheit zur Stimmabgabe haben. Wichtig ist eine einheitliche Beschlussvorlage mit eindeutigem Wortlaut, einer klaren Frist und einer präzisen Beschreibung, wie und wohin die Stimmen zu übermitteln sind. Nach Ablauf der Frist stellt die Verwaltung das Ergebnis fest, teilt es allen Eigentümern mit und trägt den Beschluss in die Beschlusssammlung ein.
Schritt für Schritt: So läuft der WEG Umlaufbeschluss
- Beschlussvorlage erstellen: genauer Wortlaut, Begründung, Kostenrahmen, Angebote, Frist und Art der Stimmabgabe
- Versand an alle Eigentümer in Textform
- Stimmen bis zur Frist einholen und dokumentieren (Ja/Nein; Enthaltungen zählen nicht als Zustimmung)
- Ergebnis feststellen und allen Eigentümern mitteilen
- Beschluss in die Beschlusssammlung eintragen
Normaler (allstimmiger) und vereinfachter Umlaufbeschluss im Vergleich
Der normale, allstimmige Umlaufbeschluss ist der Standard. Er setzt voraus, dass sämtliche Eigentümer innerhalb der Frist in Textform zustimmen. Fällt eine Stimme aus oder wird sie nicht formgerecht abgegeben, kommt der Beschluss nicht zustande. Diese Variante ist universell einsetzbar und benötigt keinen gesonderten Vorbeschluss.
Daneben gibt es das vereinfachte Umlaufbeschlussverfahren. Hier genügt eine Mehrheit der abgegebenen Stimmen – allerdings nur, wenn die Gemeinschaft zuvor in einer Versammlung für den konkret benannten Einzelfall beschlossen hat, dass dieser Gegenstand im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden werden darf. In diesem Vorbeschluss sollten die Modalitäten festgelegt werden: Welche Kommunikationswege sind zulässig? Wie lang ist die Frist? Wie erfolgt die Auszählung und wie wird das Ergebnis bekanntgegeben? Damit bleibt der Minderheitenschutz gewahrt, und gleichzeitig lässt sich die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft in klar umrissenen Situationen erhöhen.
HWV Essen – Unterstützung beim WEG Umlaufbeschluss
Ob allstimmiger Umlaufbeschluss oder vereinfachtes Verfahren: Wir begleiten Sie von der Formulierung der Beschlussvorlage über die Durchführung bis zur Dokumentation in der Beschlusssammlung. Sprechen Sie uns an – gern prüfen wir, welche Vorgehensweise für Ihren Fall geeignet ist.
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FAQ zum WEG Umlaufbeschluss
Nein. Umlaufbeschlüsse sind gesetzlich vorgesehen; die Gemeinschaft kann aber Abläufe und – für einen konkret benannten Fall – das vereinfachte Verfahren festlegen.
Eine starre Frist existiert nicht. Bewährt hat sich eine Frist von etwa drei Wochen, um allen Eigentümern eine faire Beteiligung zu ermöglichen.
Wirksam wird der Beschluss mit der Mitteilung des Ergebnisses an alle Eigentümer. Ab diesem Zeitpunkt läuft die Anfechtungsfrist.
Ja. Zulässig ist jede Zustimmung in Textform, beispielsweise per E-Mail, Portal oder Messenger.
Der normale Umlaufbeschluss verlangt Allstimmigkeit. Das vereinfachte Verfahren erlaubt die Mehrheitsentscheidung, wenn die Gemeinschaft dies zuvor für den konkreten Einzelfall samt Modalitäten beschlossen hat.