Die Einladung zur Eigentümerversammlung entscheidet darüber, ob Beschlüsse später Bestand haben. Für Eigentümer ist wichtig: Kommt die Einladung rechtzeitig an? Stehen alle Themen drauf? Ist Termin und Ort zumutbar? Hier erfahren Sie, worauf Sie als Gemeinschaft achten sollten – und wie Sie sich gut vorbereiten.
Form und Zugang: Warum die Textform reicht – und der Nachweis zählt
Die Einladung darf in Textform erfolgen, also zum Beispiel per Brief, E-Mail oder Verwalterportal. Entscheidend ist, dass sie Sie tatsächlich erreicht. Manche Gemeinschaften vereinbaren in ihrer Gemeinschaftsordnung eine Zugangsfiktion: Danach gilt die Einladung als zugegangen, wenn sie korrekt an die letzte bekannte Anschrift zur Post gegeben wurde. Wichtig für Eigentümer: Eine solche Regel muss einstimmig vereinbart sein; ein einfacher Mehrheitsbeschluss reicht nicht.
Frist: Drei Wochen sind der Maßstab
Gemäß §24 des Wohnungseigentumsgesetz sollte die Ladungsfrist mindestens drei Wochen betragen. Das gibt Ihnen Zeit, Unterlagen zu lesen, Rückfragen zu stellen, sich abzustimmen oder eine Vollmacht zu organisieren. Erhalten Sie die Einladung deutlich später, sprechen Sie die Verwaltung an – und dokumentieren Sie den Zugang (Datum, Kanal, ggf. Kuvert aufbewahren). Die Einladungsfrist kann verkürzt werden, wenn Dringlichkeit besteht.
Inhalt: Was in der Einladung zur Eigentümerversammlung stehen muss
Eine ordnungsgemäße Einladung nennt Termin, Uhrzeit und Ort der Versammlung und enthält eine vollständige Tagesordnung. Die Punkte dürfen knapp, müssen aber verständlich benannt sein, damit jeder weiß, worum es geht. Zu entscheidungsrelevanten Themen sollten Anlagen beigefügt sein (z. B. Wirtschaftspläne, Angebote, Abrechnungen). Fehlt Ihnen etwas, bitten Sie frühzeitig um Nachreichung.
Zeitpunkt und Ort: Zumutbar für alle
Die Versammlung soll weder zur Unzeit noch an einem unzumutbaren Ort stattfinden. Werktags vormittags oder sonntags sehr früh ist regelmäßig ungeeignet. Spätere Nachmittags- oder Abendtermine funktionieren meist besser. Der Ort sollte gut erreichbar und in vertretbarer Entfernung zur Wohnanlage liegen. Gibt es eine digitale oder hybride Teilnahme, sollten die Zugangsdaten klar kommuniziert sein.
Beschlussfähigkeit: Geringe Teilnahme ist kein Hindernis
Seit der Reform 2020 ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Anwesendenzahl beschlussfähig. Eine zweite „Wiederholungsversammlung“ ist deshalb in der Regel nicht mehr nötig. In älteren Protokollen finden Sie mitunter den Begriff „Eventualeinberufung“; das war nur wirksam, wenn es in der Gemeinschaftsordnung ausdrücklich vereinbart war.
Ihre Mitwirkungsrechte als Eigentümer
Die Verwaltung stellt die Tagesordnung zusammen, aber: Jeder Eigentümer hat Anspruch darauf, dass Punkte zur ordnungsgemäßen Verwaltung aufgenommen werden. Stellen Sie Ihren Antrag am besten schriftlich und mit kurzer Begründung vor Einberufung der nächsten Versammlung. Reagiert die Verwaltung nicht, kann ein Viertel der Eigentümer nach Köpfen die Einberufung einer Versammlung mit bestimmter Tagesordnung verlangen. So stellen Sie sicher, dass wichtige Themen nicht liegenbleiben.
Vorbereitung auf die Versammlung: So nutzen Sie die Einladung richtig
Lesen Sie die Tagesordnung zeitnah und markieren Sie Punkte, zu denen Sie eine Entscheidung treffen müssen. Prüfen Sie Anlagen wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne oder Angebote. Sammeln Sie Fragen und – wenn nötig – Gegenangebote. Können Sie nicht teilnehmen, erteilen Sie rechtzeitig eine Vollmacht und übergeben Sie Ihre Fragen oder Anträge der bevollmächtigten Person. Der Verwalter kann ebenfalls als Vertreter bevollmächtigt werden. Notieren Sie sich organisatorische Angaben aus der Einladung (Raum, Zugang, Parken, digitale Einwahl).
Kurz-Checkliste für Eigentümer
- Einladung rechtzeitig erhalten (ca. drei Wochen Vorlauf)
- Termin/Ort sind bekannt, Teilnahmeform geklärt (vor Ort / hybrid / digital)
- Tagesordnung vollständig und verständlich
- Wichtige Unterlagen beigefügt oder angefordert
- Eigene Fragenvorbereitet
- Vollmacht erteilt, falls Abwesenheit
Kurzfazit
Die Einladung Eigentümerversammlung ist Ihre Grundlage für wirksame Entscheidungen. Achten Sie auf drei Dinge: rechtzeitige Zustellung in Textform, vollständige und verständliche Tagesordnung und einen zumutbaren Termin samt Ort. Mit guter Vorbereitung sichern Sie die Qualität der Beschlüsse – und sparen sich spätere Diskussionen.
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Ja, eine Vertretung per Vollmacht ist üblich. In der Regel kann dem Verwalter eine Vertretungsvollmacht erteilt werden, in wenigen Fällen schließen Gemeinschaftsordnungen die Vertretungen durch den Verwalter aus oder begrenzen diese.
Ihren Namen, die bevollmächtigte Person, Datum, Geltungsbereich (gesamt/Einzelpunkte) und ob der Bevollmächtigte Untervollmacht erteilen darf.
Zugang dokumentieren (Datum, Kanal, Kuvert aufbewahren) und die Verwaltung um Klärung bitten. Prüfen Sie, ob Ihre Anschrift/Adresse aktuell hinterlegt ist, und lassen Sie die Zustellart für die Zukunft festlegen.
Grundsätzlich sollen Beschlüsse nur zu angekündigten Punkten gefasst werden. Spontane Themen können oft besprochen, aber regelmäßig nicht wirksam beschlossen werden. Bitten Sie um Aufnahme auf die Tagesordnung einer nächsten oder ergänzenden Versammlung.
Das hängt von den Vorgaben der Gemeinschaft und der Einladung ab. Wenn vorgesehen, finden Sie in der Einladung Hinweise zur Einwahl und zu Vollmachten.
Reichen Sie Ihren Antrag möglichst früh (vor Einladungsversand) schriftlich mit kurzer Begründung bei der WEG-Verwaltung ein. Reagiert die Verwaltung nicht, kann ein Viertel der Eigentümer nach Köpfen die Einberufung mit bestimmter Tagesordnung verlangen.