Ein Wechsel des WEG-Verwalters ist ein bedeutender Schritt, der sowohl gut geplant als auch korrekt umgesetzt werden muss, um die Interessen der Wohnungseigentümer zu wahren. Doch wie genau läuft ein solcher Wechsel ab? In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Schritte und worauf Sie achten sollten.
Warum wird der Verwalter gewechselt
Die Gründe für einen Wechsel des WEG-Verwalters können vielfältig sein:
- Der bisherige Verwalter möchte die Verwaltung nicht weiterführen (Renteneintritt, Umorientierung oder andere Gründe)
- Ablauf des aktuellen Verwaltervertrags.
- Ein Eigentümerwechsel in der WEG, der neue Anforderungen oder Erwartungen mit sich bringt.
- Unzufriedenheit mit der aktuellen Verwaltung, sei es wegen mangelhafter Kommunikation, schlechter Erreichbarkeit oder unzureichender Leistung.
Ein Wechsel des Verwalters kann oft frischen Wind in die Verwaltung bringen und die Organisation sowie Pflege des Gemeinschaftseigentums optimieren. Doch wie lässt sich dieser Wechsel korrekt umsetzen?
Die 3 Schritte zum Wechsel des WEG-Verwalters
1. Vorbereitung und Einladung zur Eigentümerversammlung
Der erste Schritt zum Wechsel des Verwalters besteht darin, die aktuelle WEG-Verwaltung über den geplanten Wechsel zu informieren. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben muss der Verwalterwechsel in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Hierfür ist eine ergänzte Tagesordnung notwendig, die die folgenden Punkte umfasst:
- Abberufung des aktuellen Verwalters.
- Bestellung eines neuen Verwalters.
Falls der aktuelle Verwalter sich weigert, die Einladung zur Versammlung zu übernehmen, kann diese Aufgabe vom Verwaltungsbeirat übernommen werden. Alternativ kann ein Miteigentümer die Rolle des Schriftführers übernehmen. Wichtig ist, dass die Formalien der Einladung und Tagesordnung eingehalten werden, um die Beschlussfassung rechtssicher zu gestalten.
Hinweis: Alternativ zur Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung ist auch ein Umlaufbeschluss möglich. Dabei müssen jedoch alle Eigentümer zustimmen – Enthaltungen oder Gegenstimmen führen zum Scheitern dieses Verfahrens.
2. Durchführung der Eigentümerversammlung und Beschlussfassung
Während der Versammlung werden die nötigen Beschlüsse gefasst. Diese umfassen:
- Abberufung und Kündigung des aktuellen Verwalters: Hierfür ist die einfache Mehrheit der Stimmen erforderlich.
- Bestellung eines neuen Verwalters: Auch hier reicht eine einfache Mehrheit.
- Abschluss des neuen Verwaltervertrags: Dieser sollte bereits vorbereitet und den Eigentümern zur Einsicht vorgelegt worden sein.
Eigentümer, die nicht an der Versammlung teilnehmen können, haben die Möglichkeit, eine Vertretung zu bevollmächtigen. So können sie ihr Stimmrecht dennoch ausüben und zur Beschlussfassung beitragen.
3. Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Nach der Bestellung des neuen Verwalters erfolgt die eigentliche Übernahme der Verwaltung. Zu einem vereinbarten Stichtag werden die relevanten Unterlagen, Konten und Gelder übergeben. Dazu gehören unter anderem:
- Buchhaltungsunterlagen
- Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen
- Wartungsverträge und sonstige Vereinbarungen
- Schlüssel und Zugangsinformationen
Die reibungslose Übergabe ist entscheidend, um einen nahtlosen Übergang sicherzustellen und Verzögerungen oder Probleme in der Verwaltung zu vermeiden.
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Der Wechsel des WEG-Verwalters erfordert klare Planung und strukturierte Umsetzung. Indem Sie die drei oben genannten Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass der Prozess rechtssicher und effizient durchgeführt wird. Eine transparente Kommunikation innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft ist dabei ebenso wichtig wie die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.
Sie planen einen Verwalterwechsel und benötigen professionelle Unterstützung? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!
Häufige Fragen zum Wechsel des WEG-Verwalters
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beschließen in der Eigentümerversammlung über die Bestellung eines neuen Verwalters.
Für die Abberufung und Neubestellung eines WEG-Verwalters ist eine einfache Mehrheit der Stimmen erforderlich. Das bedeutet, mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen müssen dafür stimmen.
Die ordentliche Kündigungsfrist beträgt, wenn nicht anderweitig vertraglich vereinbart, 6 Monate ab der Abberufung des Verwalters. Im Verwaltervertrag kann geprüft werden, ob eine abweichende Kündigungsfrist vereinbart wurde
In der Regel obliegt es dem Verwaltungsbeirat, Angebote einzuholen und den Eigentümern vorzulegen. Es dürfen auch Eigentümer diese Aufgabe übernehmen.
Der Verwalter, der zuletzt die Verwalter für ein Wirtschaftsjahr innehatte, ist verantwortlich für die Erstellung der Abrechnung. Erfolgt der Wechsel des WEG-Verwalters z.B. zum Ende des Jahres, so ist der ehemalige Verwalter für die Erstellung der Abrechnung des Vorjahres verantwortlich. Erfolgt der Verwalterwechsel unterjährig, ist der vorherige Verwalter ebenfalls für die Erstellung der Abrechnung des Vorjahres verantwortlich, der neue Verwalter ist verantwortlich für die Abrechnung des aktuellen Jahres.