Wenn eine Gemeinschaft ihre WEG-Verwaltung wechseln möchte, sollte sie frühzeitig die nächsten Schritte abstimmen. Ein Wechsel kann zum regulären Ende der Bestellung erfolgen oder vorher notwendig werden. In beiden Fällen müssen die Nachfolge, die erforderlichen Beschlüsse und die Übergabe zusammenpassen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Dingen: Die Bestellung bestimmt, wer das Amt des Verwalters ausübt. Der Verwaltervertrag regelt die vereinbarten Leistungen, die Vergütung und weitere Vertragsbedingungen. Beides hängt zusammen, endet aber nicht zwingend am selben Tag.
Den Verwalterwechsel frühzeitig vorbereiten
Prüfen Sie zunächst den bisherigen Bestellungsbeschluss und den Verwaltervertrag. Wann endet die Bestellung? Welche Vertragslaufzeit wurde vereinbart? Welche Unterlagen oder Abrechnungen fehlen? Bei einem Wechsel sollte außerdem feststehen, wer die Abstimmung für die Gemeinschaft übernimmt, beispielsweise der Verwaltungsbeirat oder ein beauftragter Eigentümer.
Die neue WEG-Verwaltung sollte möglichst ausgewählt sein, bevor die bisherige Tätigkeit endet. So lassen sich offene Maßnahmen, Zahlungsabläufe und anstehende Versammlungen besser übergeben. Bei schwerwiegenden Problemen kann ein schnellerer Wechsel erforderlich sein. Dann müssen auch die rechtlichen Schritte und die vorübergehende Vertretung der Gemeinschaft geklärt werden.
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Holen Sie rechtzeitig Vergleichsangebote ein und stellen Sie den Anbietern dieselben grundlegenden Informationen zur Gemeinschaft zur Verfügung. Dazu gehören die Zahl der Einheiten, vorhandene Anlagen, laufende größere Maßnahmen, der gewünschte Beginn und erkennbare Besonderheiten.
Betrachten Sie neben der Grundvergütung auch die enthaltenen Leistungen, mögliche Zusatzvergütungen, die Erreichbarkeit und die Organisation von Versammlungen und Reparaturen. Bestellungszeitraum, wesentliche Vertragsbedingungen und die zur Auswahl stehenden Angebote sollten den Eigentümern rechtzeitig vor der Entscheidung bekannt sein.
Abberufung und Ende des Verwaltervertrags unterscheiden
Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit durch Beschluss abberufen. Dafür ist nach dem WEG kein wichtiger Grund erforderlich. Die Abberufung beendet das Amt zu dem im Beschluss bestimmten Zeitpunkt.
Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Er kann bereits früher enden, etwa durch eine wirksame Kündigung, Zeitablauf oder eine einvernehmliche Vereinbarung. Die gesetzliche Sechsmonatsregel ist keine allgemeine Kündigungsfrist für jeden Verwalterwechsel. Eine sofortige Abberufung bedeutet deshalb auch nicht automatisch, dass ab diesem Tag keine Vergütung mehr anfällt.
Beispiel: Das Amt endet früher als der Vertrag
Die Eigentümer beschließen, die bisherige Verwaltung zum 30. April abzuberufen und eine neue Verwaltung ab 1. Mai zu bestellen. Ob und wie lange noch Zahlungen an die bisherige Verwaltung anfallen, muss anhand des Vertrags und seiner Beendigung geprüft werden. Die Gemeinschaft sollte diesen möglichen Übergangszeitraum vor der Entscheidung kennen.
Läuft die bisherige Bestellung regulär aus, ist für dieses Ende keine zusätzliche Abberufung erforderlich. Trotzdem muss geprüft werden, ob auch der Vertrag passend endet und die neue Bestellung rechtzeitig beginnt.
Welche Beschlüsse benötigt die Gemeinschaft?
Die Tagesordnung muss erkennen lassen, dass über den Wechsel entschieden werden soll. Je nach Ausgangslage gehören dazu die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Beendigung ihres Vertrags, die Bestellung der neuen Verwaltung und der Abschluss des neuen Verwaltervertrags.
Die Beschlüsse sollten den jeweiligen Verwalter, Beginn und Dauer der Bestellung sowie die wesentlichen Vertragsbedingungen eindeutig benennen. Grundsätzlich entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre.
Außerdem sollte feststehen, wer den Vertrag für die Gemeinschaft unterzeichnet und Erklärungen gegenüber der bisherigen Verwaltung abgibt. Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft. Hinweise zur Vorbereitung stehen im Artikel zur Einladung zur Eigentümerversammlung.
WEG-VERWALTUNG IN ESSEN
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Was tun, wenn die bisherige Verwaltung keine Versammlung einberuft?
Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, darf unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Beiratsvorsitzende, dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Eigentümer einladen.
Ein einzelner Eigentümer darf nicht allein deshalb selbst einladen, weil er sich zum Schriftführer erklärt oder den Wechsel organisiert. Ist keine berechtigte Person vorhanden oder bleibt die Einberufung streitig, sollte der weitere Weg rechtlich geklärt werden. Ein Umlaufbeschluss kommt ebenfalls in Betracht, setzt aber die dafür erforderlichen Zustimmungen voraus.
Unterlagen, Konten und offene Aufgaben geordnet übergeben
Zur Übergabe gehören insbesondere die Gemeinschaftsordnung und Teilungserklärung, Beschlüsse und Protokolle, die Beschlusssammlung, Verträge, Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen sowie Informationen über Rückstände und laufende Verfahren. Ebenso wichtig sind Wartungsunterlagen, Schlüssel, Kontaktdaten und offene Aufträge.
Ein Übergabeprotokoll sollte festhalten, was übergeben wurde und welche Unterlagen oder Aufgaben noch offen sind. Gemeinschaftskonten und Guthaben gehören zur Gemeinschaft. Beim Wechsel sind insbesondere die Verfügungsberechtigungen und Bankzugänge anzupassen. Falls ein Kontowechsel erforderlich ist, müssen die Zahlungsabläufe abgestimmt und die Eigentümer informiert werden.
Für Eigentümer ist hilfreich zu wissen, ab wann die neue WEG-Verwaltung erreichbar ist, wohin Anliegen gesendet werden und welche Zahlungsinformationen weitergelten. Ein Wechsel sollte nicht dazu führen, dass Hausgeldzahlungen ohne abgestimmte Umstellung eingestellt werden.
Wer erstellt nach dem Verwalterwechsel die Jahresabrechnung?
Die Jahresabrechnung ist eine Aufgabe der Gemeinschaft, die durch den bestellten Verwalter ausgeführt wird. Die neue WEG-Verwaltung muss deshalb grundsätzlich auch dafür sorgen, dass noch offene Abrechnungen für Vorjahre erstellt werden. Die dafür erforderlichen Unterlagen sind Teil der Übergabe.
Der Bundesgerichtshof hat dies mit Urteil vom 26. September 2025 klargestellt. Endet die Amtszeit der bisherigen Verwaltung am 31. Dezember, entsteht daraus allein keine Pflicht dieser Verwaltung, noch die Abrechnung für das abgelaufene Jahr zu erstellen. Die Abrechnungspflicht entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Vertragliche Verpflichtungen der früheren Verwaltung können daneben bestehen, insbesondere wenn die Abrechnungspflicht bereits während ihrer Amtszeit entstanden ist.
Deshalb sollten beim Wechsel die offenen Abrechnungsjahre, vorhandenen Unterlagen und möglichen vertraglichen Ansprüche ausdrücklich festgehalten werden. Die pauschale Aussage „Für das alte Jahr ist immer die alte Verwaltung zuständig“ ist nicht richtig.
Häufige Fragen
Ja. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit durch Beschluss abberufen. Davon getrennt ist zu prüfen, wann der Verwaltervertrag endet und ob bis dahin noch Vergütung anfällt.
Nicht automatisch. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, kann aber aufgrund einer wirksamen Kündigung, einer Vereinbarung oder seines regulären Endes schon früher enden.
Grundsätzlich genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die neue Verwaltung, der Bestellungszeitraum und die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen bei der Entscheidung hinreichend klar sein.
Grundsätzlich lädt die amtierende Verwaltung ein. Fehlt sie oder weigert sie sich pflichtwidrig, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Beiratsvorsitzende, dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen.
Grundsätzlich muss die neu bestellte Verwaltung als ausführendes Organ der Gemeinschaft auch die noch offene Vorjahresabrechnung erstellen. Die bisherige Verwaltung ist nicht allein deshalb verpflichtet, weil sie im abgerechneten Jahr im Amt war. Besondere vertragliche Verpflichtungen sind gesondert zu prüfen.