Wurde eine Reparatur schon beschlossen? Welcher Kostenverteilung haben die Eigentümer zugestimmt? Und wurde eine frühere Entscheidung später geändert? Die Beschlusssammlung hilft dabei, Entscheidungen der Wohnungseigentümergemeinschaft wiederzufinden, auch wenn die Versammlung schon länger zurückliegt.
Sie ist eine gesetzlich vorgeschriebene Sammlung von Beschlüssen und bestimmten gerichtlichen Entscheidungen. Für Eigentümer, Kaufinteressenten und eine neu bestellte WEG-Verwaltung ist sie eine wichtige Informationsquelle.
Was ist der Unterschied zwischen Protokoll und Beschlusssammlung?
Das Protokoll dokumentiert eine bestimmte Eigentümerversammlung. Es enthält insbesondere die dort gefassten Beschlüsse und kann weitere Angaben zum Ablauf enthalten. Die Beschlusssammlung führt die maßgeblichen Entscheidungen dagegen fortlaufend über mehrere Jahre zusammen.
Wer sich über eine bestimmte Versammlung informieren möchte, liest deshalb das Protokoll. Wer nachvollziehen will, welche Beschlüsse zu einem Thema bestehen und ob sie später geändert wurden, benötigt zusätzlich die Beschlusssammlung. Angebote, Verträge und andere Anlagen müssen gegebenenfalls gesondert eingesehen werden.
Welche Inhalte gehören in die Beschlusssammlung der WEG?
Nach § 24 Absatz 7 WEG umfasst die Sammlung die gesetzlich erfassten Entscheidungen, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Dazu gehören:
- der Wortlaut der in Eigentümerversammlungen verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung,
- der Wortlaut von Umlaufbeschlüssen mit Ort und Datum ihrer Verkündung,
- die Urteilsformeln einschlägiger gerichtlicher Entscheidungen mit Datum, Gericht und Parteien.
Die Einträge werden fortlaufend nummeriert. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, muss dies entsprechend vermerkt werden. Auch eine verkündete Ablehnung eines Beschlussantrags kann als Negativbeschluss zu dokumentieren sein. Eine bloße Diskussion ist dagegen noch kein Beschluss.
Die Sammlung ersetzt keine rechtliche Prüfung. Ein Eintrag macht einen unwirksamen Beschluss nicht wirksam. Ebenso wird ein wirksamer Beschluss nicht allein dadurch unwirksam, dass er versehentlich noch nicht eingetragen wurde.
Beispiel: Ein früherer Kostenbeschluss
Eine Eigentümerin möchte verstehen, warum eine bestimmte Rechnung anders verteilt wird als nach Miteigentumsanteilen. In der Beschlusssammlung findet sich ein früherer Beschluss zu dieser Kostenart. Für die Prüfung kommt es auf seinen genauen Wortlaut und mögliche spätere Änderungen an. Die Erinnerung „Das wurde damals so besprochen“ genügt dafür nicht.
Für eine konkrete Frage sollten deshalb immer auch die zugehörigen Unterlagen und die geltende Gemeinschaftsordnung berücksichtigt werden.
Wer führt und aktualisiert die Beschlusssammlung?
Grundsätzlich führt die WEG-Verwaltung die Beschlusssammlung. Eintragungen und erforderliche Vermerke sind unverzüglich vorzunehmen und mit Datum zu versehen. Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht grundsätzlich den Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, sofern die Eigentümer keine andere Person dafür bestimmt haben.
Die Sammlung kann elektronisch geführt werden. Sie muss vollständig, nachvollziehbar und für die Berechtigten einsehbar sein. „Unveränderbar“ wäre dabei keine passende Beschreibung: Das Gesetz erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen Vermerke und Löschungen, beispielsweise nach Aufhebung eines Beschlusses. Solche Änderungen sind ebenfalls mit Datum zu dokumentieren.
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Wie erhalten Eigentümer Einsicht in die Beschlusssammlung?
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht verlangen. Wenden Sie sich dafür an die WEG-Verwaltung und benennen Sie bei einer konkreten Frage möglichst das Thema oder den Zeitraum. Je nach Organisation der Gemeinschaft erfolgt die Einsicht beispielsweise nach Terminvereinbarung oder über einen bereitgestellten digitalen Zugang.
Auch ein Dritter darf Einsicht nehmen, wenn ihn ein Eigentümer dazu ermächtigt. Das ist insbesondere vor einem Wohnungskauf hilfreich. Ein Kaufinteressent hat allein aufgrund seines Interesses jedoch noch kein eigenes Einsichtsrecht wie ein Eigentümer.
Warum ist die Beschlusssammlung vor einem Wohnungskauf wichtig?
In der Sammlung können sich Entscheidungen über anstehende Maßnahmen, Sonderumlagen oder besondere Kostenverteilungen finden. Diese Informationen helfen, die Situation der Gemeinschaft besser einzuschätzen. Ein Käufer sollte deshalb nicht nur die letzten Abrechnungen und den Wirtschaftsplan betrachten.
Die Beschlusssammlung zeigt allerdings nicht allein, ob eine Maßnahme bereits umgesetzt oder eine Rechnung bezahlt wurde. Dafür sind weitere Unterlagen und aktuelle Auskünfte erforderlich. Außerdem sollte die Gemeinschaftsordnung mit ihren Nachträgen vorliegen.
Was passiert mit der Beschlusssammlung beim Verwalterwechsel?
Die vollständige Beschlusssammlung gehört zu den Unterlagen, die an die neue WEG-Verwaltung zu übergeben sind. Sie beginnt beim Wechsel nicht von vorn. Offene Eintragungen oder ungeklärte Angaben sollten bei der Übergabe benannt und anhand der vorhandenen Protokolle und Mitteilungen aufgearbeitet werden.
Mehr zum Ablauf steht im Artikel WEG-Verwalter wechseln.
Häufige Fragen
Sie enthält insbesondere die Wortlaute verkündeter Versammlungs- und Umlaufbeschlüsse sowie die Urteilsformeln bestimmter gerichtlicher Entscheidungen. Hinzu kommen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, Nummerierungen und Vermerke.
Nein. Das Protokoll betrifft eine einzelne Eigentümerversammlung. Die Beschlusssammlung führt Entscheidungen fortlaufend über mehrere Jahre zusammen und umfasst auch Umlaufbeschlüsse und einschlägige gerichtliche Entscheidungen.
Ja. Jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen. Er kann außerdem einen Dritten zur Einsicht ermächtigen, beispielsweise einen Kaufinteressenten.
Nein. Sie kann auch elektronisch geführt werden. Die vorgeschriebenen Inhalte und Aktualisierungen müssen vollständig und nachvollziehbar sein, und Berechtigte müssen Einsicht erhalten können.
Sie kann wichtige Informationen zu geplanten Maßnahmen, Sonderumlagen und Kostenverteilungen enthalten. Käufer sollten sie zusammen mit der Gemeinschaftsordnung, aktuellen Abrechnungen und weiteren Unterlagen prüfen.