Die WEG-Verwaltung organisiert die laufenden Angelegenheiten einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dazu gehören unter anderem Hausgeldzahlungen, Abrechnungen, Eigentümerversammlungen und die Umsetzung beschlossener Maßnahmen. Für Eigentümer ist dabei wichtig zu wissen, was die Verwaltung selbst entscheiden darf und wann die Gemeinschaft gefragt ist.
Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ist eine Aufgabe der Gemeinschaft. Der bestellte Verwalter führt die ihm zugewiesenen Aufgaben aus und vertritt die Gemeinschaft. Umfang und Befugnisse ergeben sich aus dem Gesetz, wirksamen Beschlüssen und den vertraglichen Vereinbarungen.
Hausgeld, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Die WEG-Verwaltung organisiert die Buchhaltung der Gemeinschaft und überwacht die fälligen Zahlungen. Dazu gehören die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Bearbeitung von Rechnungen und die Klärung offener Hausgeldzahlungen im Rahmen der jeweiligen Befugnisse.
Für das kommende Kalenderjahr wird ein Wirtschaftsplan aufgestellt. Auf dieser Grundlage beschließen die Eigentümer die Vorschüsse, insbesondere das laufende Hausgeld. Nach Ablauf des Jahres erstellt die Verwaltung die Jahresabrechnung als Grundlage für den Beschluss über Nachzahlungen oder die Anpassung der Vorschüsse.
Zusätzlich ist ein Vermögensbericht zu erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Er enthält insbesondere den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Er ist nicht mit der Jahresabrechnung gleichzusetzen.
Eigentümerversammlungen und Beschlüsse vorbereiten
Die WEG-Verwaltung beruft grundsätzlich mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung ein. Sie bereitet die Tagesordnung und die für die anstehenden Entscheidungen benötigten Unterlagen vor. In der Versammlung führt sie normalerweise den Vorsitz, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen.
Beschlüsse werden dokumentiert und in die Beschlusssammlung aufgenommen. Anschließend organisiert die Verwaltung ihre Umsetzung. Ein Beschluss über eine Reparatur kann beispielsweise die Beauftragung eines Fachbetriebs und die Abstimmung von Terminen erforderlich machen.
Wie Eigentümer sich auf die Versammlung vorbereiten und eine Vertretung organisieren, erklärt der Artikel zur Einladung zur Eigentümerversammlung.
Reparaturen, Wartungen und Fachbetriebe koordinieren
Die WEG-Verwaltung nimmt Hinweise auf Schäden am Gemeinschaftseigentum auf, veranlasst erforderliche Klärungen und organisiert Maßnahmen innerhalb ihrer Befugnisse. Bei größeren Arbeiten müssen häufig Angebote, ein Eigentümerbeschluss und die Finanzierung vorbereitet werden.
Technische Untersuchungen, handwerkliche Leistungen oder besondere Prüfungen werden durch entsprechend qualifizierte Fachbetriebe oder Sachverständige ausgeführt. Die Verwaltung koordiniert diese Leistungen. Sie ersetzt damit nicht deren fachliche Tätigkeit und übernimmt nicht pauschal die Rolle eines Bauleiters oder technischen Gutachters.
Welche Aufgaben bei einer konkreten Maßnahme zum vereinbarten Leistungsumfang gehören und ob zusätzliche Leistungen erforderlich sind, sollte vorab geklärt werden. Für Schäden innerhalb einer Wohnung gilt: Der Ort allein entscheidet nicht über die Zuständigkeit. Auch dort kann Gemeinschaftseigentum betroffen sein. Mehr dazu steht im Artikel zu Reparaturen in der WEG.
Beispiel: Ein Schaden am Dach
Ein Eigentümer meldet einen Wassereintritt. Die WEG-Verwaltung organisiert die erforderliche Klärung und gegebenenfalls notwendige Sofortmaßnahmen. Ob das Dach anschließend vollständig erneuert wird, ist eine weitere Entscheidung. Dafür können eine fachliche Untersuchung, Angebote, eine Finanzierung und ein Beschluss der Eigentümer erforderlich sein.
So werden die notwendige Reaktion auf einen Schaden und die Entscheidung über eine größere dauerhafte Maßnahme voneinander getrennt.
Was darf der WEG-Verwalter ohne neuen Beschluss entscheiden?
Nach dem Gesetz darf die Verwaltung Maßnahmen treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Außerdem darf und muss sie erforderliche Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils treffen. Nicht jede kleinere Angelegenheit muss deshalb bis zur nächsten Versammlung warten.
Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken. Dabei lassen sich beispielsweise Zuständigkeiten für bestimmte laufende Verträge oder Reparaturen festlegen. Der Verwaltervertrag und die Beschlüsse müssen zusammen betrachtet werden. Ein allgemeiner gesetzlicher Eurobetrag, bis zu dem jede Verwaltung stets frei entscheiden darf, besteht nicht.
Bei größeren planbaren Maßnahmen ist häufig ein Beschluss nötig. Der Wunsch eines einzelnen Eigentümers oder des Beirats ersetzt eine erforderliche Entscheidung der Gemeinschaft nicht.
WEG-VERWALTUNG IN ESSEN
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Verträge und Vertretung der Gemeinschaft
Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft grundsätzlich gerichtlich und außergerichtlich. Dazu gehört beispielsweise der Kontakt zu Dienstleistern, Versicherungen oder Behörden. Für Grundstückskauf- und Darlehensverträge verlangt das Gesetz einen Beschluss.
Davon zu unterscheiden ist, was die Verwaltung innerhalb der Gemeinschaft ohne vorherige Entscheidung veranlassen darf. Dass sie nach außen für die Gemeinschaft auftreten kann, bedeutet nicht, dass jede Maßnahme intern bereits erlaubt ist. Die erforderliche Entscheidungsgrundlage muss vorhanden sein.
Welche Aufgaben bleiben beim einzelnen Wohnungseigentümer?
Angelegenheiten des eigenen Sondereigentums liegen grundsätzlich beim jeweiligen Eigentümer. Bei einer vermieteten Wohnung gehören dazu insbesondere der Mietvertrag, die Miete und die Kommunikation mit dem Mieter. Eine gesondert vereinbarte Sondereigentumsverwaltung kann entsprechende Aufgaben übernehmen.
Die WEG-Verwaltung ist Ansprechpartnerin für die gemeinschaftlichen Angelegenheiten. Informieren Sie sie möglichst konkret, wenn ein Schaden, eine Änderung Ihrer Kontaktdaten oder ein Anliegen für die nächste Versammlung vorliegt. Bei Fragen zu Unterlagen haben Eigentümer ein gesetzliches Einsichtsrecht.
Wie lassen sich Fragen oder Probleme mit der Verwaltung klären?
Benennen Sie das konkrete Anliegen, die betroffene Wohnung und vorhandene Unterlagen. Bei einem offenen Vorgang hilft die Frage, welcher Schritt noch aussteht, etwa ein Angebot, ein Beschluss oder ein Termin mit einem Fachbetrieb. Der Verwaltungsbeirat kann die Verwaltung bei ihren Aufgaben unterstützen und überwachen.
Wenn die Gemeinschaft einen Wechsel erwägt, sind die Abberufung und das Ende des Verwaltervertrags getrennt zu prüfen. Eine vorherige Abmahnung ist keine allgemeine Voraussetzung für die Abberufung. Den Ablauf erklärt der Artikel WEG-Verwalter wechseln.
Häufige Fragen
Zu den Aufgaben gehören insbesondere die laufende Organisation der Gemeinschaft, die Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, der Vermögensbericht, Eigentümerversammlungen und die Umsetzung von Beschlüssen. Die konkreten Befugnisse ergeben sich aus Gesetz, Beschlüssen und Vertrag.
Bei kleineren Maßnahmen ohne erhebliche Verpflichtungen und bei notwendigen dringenden Maßnahmen bestehen gesetzliche Befugnisse. Hinzu kommen wirksam eingeräumte Befugnisse. Größere planbare Arbeiten benötigen häufig einen Beschluss.
Die Vermietung und der Mietvertrag sind grundsätzlich Sache des Wohnungseigentümers. Eine gesonderte Sondereigentumsverwaltung kann solche Aufgaben übernehmen. Gemeinschaftliche Angelegenheiten bleiben davon zu unterscheiden.
Ja. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist ein Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen zu erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen.
Nein. Das Gesetz nennt keinen einheitlichen Eurobetrag für alle Gemeinschaften. Maßgeblich sind die Bedeutung der Maßnahme, die damit verbundenen Verpflichtungen und die wirksam festgelegten Befugnisse.